FEC: die Datei der Buchungssätze erklärt

Was ist die FEC?

Die FEC, oder Fichier des Écritures Comptables (Datei der Buchungssätze), ist eine normierte EDV-Datei, die sämtliche Buchungssätze eines Geschäftsjahres enthält. Es handelt sich um eine vollständige „Momentaufnahme" des Hauptbuchs: jede Soll- und Habenzeile, jedes Journal, jeder Buchungsbeleg findet sich darin in einem von der Verwaltung vorgegebenen Format.

Ihr Ziel ist einfach: der DGFiP (französische Generaldirektion der öffentlichen Finanzen) zu ermöglichen, eine Buchhaltung automatisch abzurufen und zu analysieren, unabhängig von der vom Unternehmen genutzten Software. Vor der FEC exportierte jeder Anbieter in sein eigenes Format, was die Prüfungen langwierig und uneinheitlich machte. Seither gilt für alle ein einheitlicher Standard. (Das deutsche Pendant ist der GoBD-konforme Datenexport, der der Finanzverwaltung einen vergleichbaren maschinellen Zugriff auf die Buchhaltung erlaubt; die FEC ist jedoch der spezifisch französische Rahmen.)

Die FEC ist durch Artikel L47 A-I des Livre des procédures fiscales (LPF) und den Erlass vom 29. Juli 2013, kodifiziert in Artikel A47 A-1 des LPF, geregelt. Sie gilt für Geschäftsjahre, die ab dem 1. Januar 2014 abgeschlossen werden.

Wer ist von der Pflicht betroffen?

Die Pflicht, eine FEC zu erstellen, betrifft jedes Unternehmen, das seine Buchhaltung mittels EDV-gestützter Systeme führt und einer Prüfung unterliegt. Das deckt nahezu alle Gesellschaften und Selbstständigen ab:

• Unternehmen, die der Körperschaftsteuer oder der Einkommensteuer (BIC, BNC, BA) unterliegen und eine EDV-gestützte Buchhaltung führen;
• Vereine und Organisationen, sobald sie eine Buchhaltung per Software führen;
• Unternehmen, die einem realen Besteuerungsregime unterliegen.

In der Praxis fallen Sie, sobald Sie eine Buchhaltungssoftware oder ein ERP nutzen, in den Geltungsbereich der Pflicht. Nur vollständig „von Hand" auf Papierregistern geführte Buchhaltungen sind theoretisch ausgenommen – ein selten gewordener Fall.

Das normierte Format: 18 Pflichtfelder

Die FEC ist eine flache Textdatei, deren Felder durch einen Tabulator oder ein Pipe-Zeichen (|) getrennt sind. Der Dateiname selbst folgt einer Regel: SIRENFECAAAAMMJJ.txt, wobei die SIRET-Nummer (tatsächlich die SIREN) und das Abschlussdatum das Unternehmen und das Geschäftsjahr identifizieren.

Jeder Buchungssatz muss 18 Pflichtspalten in einer präzisen Reihenfolge umfassen:

1. JournalCode – Code des Journals
2. JournalLib – Bezeichnung des Journals
3. EcritureNum – Nummer des Buchungssatzes
4. EcritureDate – Buchungsdatum
5. CompteNum – Kontonummer des allgemeinen Kontenrahmens
6. CompteLib – Bezeichnung des Kontos
7. CompAuxNum – Nummer des Nebenkontos (Kunde/Lieferant)
8. CompAuxLib – Bezeichnung des Nebenkontos
9. PieceRef – Referenz des Buchungsbelegs
10. PieceDate – Datum des Belegs
11. EcritureLib – Bezeichnung des Buchungssatzes
12. Debit – Betrag im Soll
13. Credit – Betrag im Haben
14. EcritureLet – Code des Ausgleichs
15. DateLet – Datum des Ausgleichs
16. ValidDate – Validierungsdatum
17. Montantdevise – Betrag in Fremdwährung (gegebenenfalls)
18. Idevise – Kennung der Währung

Einige strukturierende Regeln: Die Buchungssätze müssen validiert und festgeschrieben sein (ein Entwurfssatz hat in einer konformen FEC nichts verloren), die Nummerierungssequenz muss durchgängig und chronologisch sein, und die Summe der Sollbeträge muss der Summe der Habenbeträge entsprechen. Die Beträge der vereinnahmten und abziehbaren Mehrwertsteuer erscheinen naturgemäß über die Konten der Klasse 44.

Der Ablauf einer Prüfung EDV-gestützter Buchhaltungen

Die Übergabe der FEC erfolgt zu Beginn einer Steuerprüfung. Zwei Verfahren bestehen nebeneinander.

Die Buchprüfung vor Ort (vérification de comptabilité)

Bei einer Buchprüfung begibt sich der Prüfer ins Unternehmen. Gleich zu Beginn der Operationen verlangt er die Übergabe der FEC in dematerialisierter Form. Die Datei erlaubt ihm anschließend, EDV-Auswertungen vorzunehmen: Sortierungen, Abgleiche, Kohärenzprüfungen, Neuberechnungen der Mehrwertsteuer, Analyse atypischer Buchungssätze zum Jahresende usw.

Die Buchprüfung aus der Ferne (examen de comptabilité)

Neuer ist die Buchprüfung aus der Ferne (Artikel L13 G des LPF), die von den Büros der Verwaltung aus abläuft. Das Unternehmen erhält eine Prüfungsankündigung und verfügt dann über eine Frist von 15 Tagen, um seine FEC zu übermitteln. Der Bedienstete führt die Analysen aus der Ferne durch und teilt anschließend seine Schlussfolgerungen mit.

In beiden Fällen setzt eine nicht konforme, unvollständige oder nicht übergebene Datei der in Artikel 1729 D des CGI vorgesehenen Geldbuße aus. Über die Sanktion hinaus kann eine mangelhafte FEC zur Verwerfung der Buchhaltung und zu einer Rekonstruktion des Ergebnisses durch die Verwaltung führen – ein erheblich schwereres Risiko.

Wie prüft und exportiert man seine FEC?

Gute Nachricht: Die DGFiP stellt kostenlos ein Werkzeug bereit, „Test Compta Demat", das die Konformität einer FEC (Struktur, Felder, Kohärenz der Summen) vor jeder Prüfung kontrolliert. Der gesunde Reflex besteht darin, seine Datei zu erzeugen und sie jedes Jahr beim Abschluss durch dieses Werkzeug zu prüfen.

Auf der Seite der Dateierstellung muss der Export nativ in der Buchhaltungssoftware erfolgen. Ein guter FEC-Export setzt voraus:

• eine durchgängige und validierte Nummerierung der Buchungssätze, ohne Lücke oder Entwurfssatz;
• korrekt bezeichnete Konten, die an den Kontenrahmen angebunden sind;
• einen sauberen Ausgleich der Personenkonten, unerlässlich, um die Salden zu begründen;
• eine konforme Kodierung und ein konformes Trennzeichen (das Prüfwerkzeug meldet sofort eine Anomalie im Header oder Format).

Innerhalb von eyeot führt das Modul Finanzen das Journal, die Saldenliste und die Nebenkonten strukturiert, was die Erzeugung einer Datei im erwarteten Format ermöglicht. Die Fakturierung speist die Verkaufsbuchungen im Vorfeld, während die GED die in der FEC referenzierten Buchungsbelege aufbewahrt – ein Vorteil, wenn der Prüfer einen Buchungssatz mit seinem Beleg abgleichen möchte.

Zusammengefasst

Die FEC ist keine nebensächliche Formalität: Sie ist der Eingangspunkt jeder Prüfung einer EDV-gestützten Buchhaltung. Ihr Format zu beherrschen, ihre Buchungssätze laufend zu validieren und ihre Konformität jedes Jahr zu testen verwandelt eine Stressquelle in eine schlichte Abschlussroutine.

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