Modul DMS — Dokumentenmanagement

Zentralisieren und finden Sie alle Ihre Dokumente mit der DMS-Software von eyeot

Das DMS-Modul von eyeot bündelt Ihre Dateien an einem einzigen Ort: Hochladen, Versionierung, Volltextsuche, Ablage und Freigabe. Jedes Dokument lässt sich mit Ihren Kunden, Anlagen, Tickets oder Mitarbeitern verknüpfen und wird mit seinen Metadaten und seinem Versionsverlauf aufbewahrt. S3-kompatibler Objektspeicher, Ordnerstruktur und automatische Kategorisierung im Arbeitsalltag.

Für Geschäftsführer und Teams in kleinen und mittleren Unternehmen, die Angebote, Verträge, Baustellenfotos, Liefernachweise und Personalakten in einem mit ihrem ERP verbundenen Dokumentenmanagement zentralisieren wollen – statt verstreuter Dateien auf einzelnen Rechnern oder Netzlaufwerken.

Was Sie tun können

Versionierung von Dokumenten

Jeder Upload oder jede Änderung erzeugt eine neue Version, die mit ihrem Speicherschlüssel aufbewahrt wird. Der Verlauf bleibt zugänglich, um die Entwicklung einer Datei im Zeitverlauf nachzuvollziehen.

Volltextsuche

Ein dedizierter Suchdienst durchsucht Ihre Dokumente nach Stichwörtern – mit Filtern und seitenweisen Ergebnissen, um eine Datei zu finden, ohne die gesamte Ordnerstruktur zu durchsuchen.

Ablage in Ordnern und Kategorien

Organisieren Sie Ihre Dateien in einer Ordnerstruktur. Beim Upload wird eine automatische Kategorisierung anhand des Dateinamens angewendet, mit in den Einstellungen anpassbaren Kategorien.

Verknüpfung mit jeder Geschäftsentität

Ein und dasselbe Dokument lässt sich über eine polymorphe Verknüpfung mit einem oder mehreren Objekten verbinden: Kunde, Anlage, Ticket, Mitarbeiter, Auftrag oder Projekt – modulübergreifend im gesamten ERP.

Interne und externe Freigabe

Erzeugen Sie tokenbasierte Freigabelinks für intern oder extern, abgesichert durch eine dedizierte Freigabeberechtigung und durch eine Benachrichtigung protokolliert.

Metadaten und Objektspeicher

Name, MIME-Typ, Größe, Kategorie und Klassifizierung werden für jedes Dokument gespeichert, abgelegt als S3-kompatibles Objekt (MinIO) in einem dedizierten Bucket.

Auswertung des Dokumentenbestands

Das Modul Intelligence berechnet Kennzahlen zu Ihrem Dokumentenbestand: Volumen, Dateitypen und Genauigkeit der automatischen Klassifizierung.

Compliance & Vertrauen

DSGVO – Dokumente im Auskunftsrecht enthalten

Mit einer Person verknüpfte Dokumente werden in den Export von Auskunfts- und Übertragbarkeitsanfragen (DSAR) einbezogen, der vom Compliance-Modul verwaltet wird, um den Betroffenenrechten nachzukommen.

Archivierung und Aufbewahrungsregeln

Legen Sie Ihre Kategorien und Aufbewahrungsregeln in den DMS-Einstellungen fest. Jede Änderung erzeugt eine neue Version, wobei der Verlauf mit seinem Speicherschlüssel aufbewahrt wird.

Reversibles Löschen und Nachvollziehbarkeit

Das Löschen erfolgt logisch (Soft Delete), und sensible Vorgänge wie die Neuzuordnung eines Dokuments werden im Audit-Log festgehalten, um die Integrität des Dokumentenbestands zu wahren.

Funktioniert mit Ihren anderen Modulen

  • Recruiting — Übernahme der Bewerberdokumente in die Mitarbeiterakte bei der Einstellung
  • Field Service — automatische Archivierung der vor Ort erfassten Kundenunterschriften
  • Lieferung — Indexierung der Liefernachweise (POD)
  • Intelligence — Dokumenten-Analytik (Volumen, Typen, Klassifizierung)
  • Benachrichtigungen — Hinweise bei Upload und Freigabe von Dokumenten

Häufige Fragen

Bewahrt die DMS-Software den Versionsverlauf eines Dokuments auf?
Ja. Jeder Upload oder jede Änderung erzeugt eine neue Version, die mit ihrem eigenen Speicherschlüssel aufbewahrt wird. Der Verlauf bleibt einsehbar, sodass Sie die Entwicklung einer Datei nachvollziehen und auf frühere Stände zurückgreifen können.
Erstreckt sich die Suche auf den Inhalt der Dokumente?
Das Modul bietet eine Volltextsuche mit Filtern und seitenweisen Ergebnissen. Sie finden ein Dokument anhand von Stichwörtern, ohne die Ordnerstruktur manuell durchsuchen zu müssen.
Wie verknüpft man ein Dokument mit einem Kunden, einer Anlage oder einem Ticket?
Über eine polymorphe Many-to-many-Verknüpfung: Ein und dasselbe Dokument kann mit mehreren Geschäftsentitäten des ERP verbunden werden (CRM, Lager, IT, HR, Wartung, Projekte …). Das Dokument bleibt von jedem betroffenen Datensatz aus zugänglich.
Kann man ein Dokument intern oder extern freigeben?
Ja, durch das Erzeugen eines tokenbasierten Freigabelinks. Die Freigabe ist durch eine dedizierte Berechtigung abgesichert und löst eine Benachrichtigung aus, sodass Sie die Verbreitung unter Kontrolle behalten.
Werden Dokumente automatisch klassifiziert?
Beim Upload wird eine automatische Kategorisierung anhand des Dateinamens angewendet. Anschließend können Sie in den Moduleinstellungen eigene Kategorien und Klassifizierungsregeln festlegen.
Wo werden die im DMS abgelegten Dateien gespeichert?
Die Dateien werden in einem S3-kompatiblen Objektspeicher (MinIO) in einem dedizierten Bucket aufbewahrt. Jedes Dokument behält seine Metadaten: Name, MIME-Typ, Größe, Kategorie und Klassifizierung.

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