FEC : le Fichier des Écritures Comptables expliqué

Qu'est-ce que le FEC ?

Le FEC, ou Fichier des Écritures Comptables, est un fichier informatique normalisé qui contient l'intégralité des écritures d'un exercice comptable. Il s'agit d'une « photographie » exhaustive du grand livre : chaque ligne de débit et de crédit, chaque journal, chaque pièce justificative y figure dans un format imposé par l'administration.

Son objectif est simple : permettre à la DGFiP (Direction générale des Finances publiques) de récupérer et d'analyser automatiquement une comptabilité, sans dépendre du logiciel utilisé par l'entreprise. Avant le FEC, chaque éditeur exportait dans son propre format, ce qui rendait les contrôles longs et hétérogènes. Depuis, un standard unique s'impose à tous.

Le FEC est encadré par l'article L47 A-I du Livre des procédures fiscales (LPF) et l'arrêté du 29 juillet 2013, codifié à l'article A47 A-1 du LPF. Il s'applique aux exercices clos à compter du 1ᵉʳ janvier 2014.

Qui est concerné par l'obligation ?

L'obligation de produire un FEC vise toute entreprise qui tient sa comptabilité au moyen de systèmes informatisés et qui est soumise à un contrôle. Cela couvre la quasi-totalité des sociétés et professionnels :

• les entreprises soumises à l'impôt sur les sociétés ou à l'impôt sur le revenu (BIC, BNC, BA) tenant une comptabilité informatisée ;
• les associations et organismes dès lors qu'ils tiennent une comptabilité sur logiciel ;
• les entreprises relevant d'un régime réel d'imposition.

En pratique, dès que vous utilisez un logiciel de comptabilité ou un ERP, vous entrez dans le champ de l'obligation. Seules les comptabilités tenues entièrement « à la main » sur registres papier en sont théoriquement exclues — cas devenu rarissime.

Le format normalisé : 18 champs obligatoires

Le FEC est un fichier texte plat, dont les champs sont séparés par une tabulation ou un caractère pipe (|). Le nom du fichier suit lui-même une règle : SIRENFECAAAAMMJJ.txt, où le numéro SIRET (en réalité le SIREN) et la date de clôture identifient l'entreprise et l'exercice.

Chaque écriture doit comporter 18 colonnes obligatoires, dans un ordre précis :

1. JournalCode — code du journal
2. JournalLib — libellé du journal
3. EcritureNum — numéro de l'écriture
4. EcritureDate — date de comptabilisation
5. CompteNum — numéro de compte du plan comptable général
6. CompteLib — libellé du compte
7. CompAuxNum — numéro de compte auxiliaire (client/fournisseur)
8. CompAuxLib — libellé du compte auxiliaire
9. PieceRef — référence de la pièce justificative
10. PieceDate — date de la pièce
11. EcritureLib — libellé de l'écriture
12. Debit — montant au débit
13. Credit — montant au crédit
14. EcritureLet — code de lettrage
15. DateLet — date de lettrage
16. ValidDate — date de validation
17. Montantdevise — montant en devise (le cas échéant)
18. Idevise — identifiant de la devise

Quelques règles structurantes : les écritures doivent être validées et figées (une écriture brouillon n'a pas sa place dans un FEC conforme), la séquence de numérotation doit être continue et chronologique, et la somme des débits doit égaler la somme des crédits. Les montants de TVA collectée et déductible apparaissent naturellement à travers les comptes de classe 44.

Le déroulé d'un contrôle des comptabilités informatisées

La remise du FEC intervient au démarrage d'un contrôle fiscal. Deux procédures coexistent.

La vérification de comptabilité (sur place)

Lors d'une vérification de comptabilité, le vérificateur se déplace dans l'entreprise. Dès le début des opérations, il demande la remise du FEC sous forme dématérialisée. Le fichier lui permet ensuite de réaliser des traitements informatiques : tris, recoupements, contrôles de cohérence, recalculs de TVA, analyse des écritures atypiques en fin d'exercice, etc.

L'examen de comptabilité (à distance)

Plus récent, l'examen de comptabilité (article L13 G du LPF) se déroule depuis les bureaux de l'administration. L'entreprise reçoit un avis d'examen et dispose alors d'un délai de 15 jours pour transmettre son FEC. L'agent procède aux analyses à distance, puis communique ses conclusions.

Dans les deux cas, un fichier non conforme, incomplet ou non remis expose à une amende prévue à l'article 1729 D du CGI. Au-delà de la sanction, un FEC défaillant peut entraîner le rejet de la comptabilité et une reconstitution du résultat par l'administration — un risque autrement plus lourd.

Comment vérifier et exporter son FEC ?

Bonne nouvelle : la DGFiP met à disposition gratuitement un outil, « Test Compta Demat », qui contrôle la conformité d'un FEC (structure, champs, cohérence des totaux) avant tout contrôle. Le réflexe sain consiste à générer son fichier et à le passer au crible de cet outil chaque année, à la clôture.

Côté production du fichier, l'export doit être natif au logiciel comptable. Un bon export FEC suppose :

• une numérotation des écritures continue et validée, sans trou ni écriture en brouillon ;
• des comptes correctement libellés et rattachés au plan comptable ;
• un lettrage propre des comptes de tiers, indispensable pour justifier les soldes ;
• un encodage et un séparateur conformes (l'outil de test signale immédiatement une anomalie d'en-tête ou de format).

Au sein d'eyeot, le module finance tient le journal, la balance et les comptes auxiliaires de façon structurée, ce qui permet de produire un fichier au format attendu. La facturation alimente les écritures de vente en amont, tandis que la GED conserve les pièces justificatives référencées dans le FEC — un atout lorsque le vérificateur demande à rapprocher une écriture de sa pièce.

En résumé

Le FEC n'est pas une formalité accessoire : c'est le point d'entrée de tout contrôle d'une comptabilité informatisée. Maîtriser son format, valider ses écritures en continu et tester sa conformité chaque année transforment une source de stress en simple routine de clôture.

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