FEC: spiegazione del file delle scritture contabili francese

Che cos'è il FEC?

Il FEC, ovvero Fichier des Écritures Comptables (file delle scritture contabili), è un file informatico standardizzato che contiene tutte le scritture di un esercizio. È una "istantanea" esaustiva della contabilità generale: ogni riga di dare e avere, ogni giornale, ogni documento giustificativo compare in un formato stabilito dal fisco.

Il suo scopo è semplice: consentire alla DGFiP (la direzione francese delle finanze pubbliche) di recuperare e analizzare automaticamente una contabilità senza dipendere dal software utilizzato dall'impresa. Prima del FEC, ciascun fornitore esportava nel proprio formato, il che rendeva i controlli lunghi e incoerenti. Da allora vige un unico standard valido per tutti.

Il FEC è disciplinato dall'articolo L47 A-I del Codice francese delle procedure fiscali (LPF) e dal decreto del 29 luglio 2013, codificato nell'articolo A47 A-1 del LPF. Si applica agli esercizi che si chiudono a partire dal 1° gennaio 2014.

Chi è soggetto all'obbligo?

L'obbligo di produrre un FEC riguarda qualsiasi impresa che tiene la propria contabilità con sistemi informatizzati e che è soggetta a un controllo. Ciò comprende quasi tutte le aziende e i professionisti:

• le imprese soggette all'imposta sulle società o all'imposta sul reddito (utili industriali/commerciali, non commerciali o agricoli) che tengono una contabilità informatizzata;
• le associazioni e gli enti ogni volta che tengono i propri libri in un software;
• le imprese in regime di utile effettivo.

In pratica, non appena si utilizza un software di contabilità o un ERP, si rientra nel campo di applicazione dell'obbligo. Solo le contabilità tenute interamente "a mano" su registri cartacei sono, in teoria, escluse — un caso ormai estremamente raro.

Il formato standardizzato: 18 campi obbligatori

Il FEC è un file di testo piatto, con campi separati da una tabulazione o da un carattere pipe (|). Il nome stesso del file segue una regola: SIRENFECYYYYMMDD.txt, dove il numero SIRET (in realtà il SIREN) e la data di chiusura identificano l'impresa e l'esercizio.

Ogni scrittura deve comprendere 18 colonne obbligatorie, in un ordine preciso:

1. JournalCode — codice del giornale
2. JournalLib — descrizione del giornale
3. EcritureNum — numero della scrittura
4. EcritureDate — data di registrazione
5. CompteNum — numero di conto del piano dei conti generale
6. CompteLib — descrizione del conto
7. CompAuxNum — numero di conto ausiliario (cliente/fornitore)
8. CompAuxLib — descrizione del conto ausiliario
9. PieceRef — riferimento del documento giustificativo
10. PieceDate — data del documento
11. EcritureLib — descrizione della scrittura
12. Debit — importo a dare
13. Credit — importo ad avere
14. EcritureLet — codice di riconciliazione
15. DateLet — data di riconciliazione
16. ValidDate — data di validazione
17. Montantdevise — importo in valuta (ove applicabile)
18. Idevise — identificativo della valuta

Alcune regole strutturanti: le scritture devono essere validate e bloccate (una scrittura in bozza non ha posto in un FEC conforme), la numerazione deve essere continua e cronologica, e la somma dei dare deve essere uguale alla somma degli avere. Gli importi dell'IVA raccolta e detraibile compaiono naturalmente attraverso i conti della classe 44.

Come si svolge un controllo della contabilità informatizzata

Il FEC viene consegnato all'inizio di un controllo fiscale. Coesistono due procedure.

La verifica contabile in sede

Durante una verifica contabile in sede (vérification de comptabilité), il verificatore si reca presso l'impresa. All'inizio stesso dei lavori richiede il FEC in formato digitale. Il file gli consente quindi di effettuare elaborazioni informatiche: ordinamenti, incroci, controlli di coerenza, ricalcoli IVA, analisi delle scritture atipiche di fine esercizio, e così via.

L'esame contabile a distanza

Più recente, l'esame contabile a distanza (examen de comptabilité, articolo L13 G del LPF) si svolge dagli uffici dell'amministrazione. L'impresa riceve un avviso di esame e dispone poi di una finestra di 15 giorni per trasmettere il proprio FEC. L'agente svolge le analisi a distanza e comunica quindi le proprie conclusioni.

In entrambi i casi, un file non conforme, incompleto o non fornito espone l'impresa a una sanzione prevista dall'articolo 1729 D del Codice generale delle imposte francese. Oltre alla sanzione, un FEC difettoso può portare al rifiuto della contabilità e a una ricostruzione del reddito imponibile da parte dell'amministrazione — un rischio ben più grave.

Come verificare ed esportare il proprio FEC

Buona notizia: la DGFiP mette a disposizione gratuitamente uno strumento, "Test Compta Demat", che verifica la conformità di un FEC (struttura, campi, coerenza dei totali) prima di qualsiasi controllo. La buona abitudine è generare il proprio file ed eseguirlo in questo strumento ogni anno, in fase di chiusura.

Sul versante della produzione, l'esportazione deve essere nativa del software di contabilità. Una buona esportazione FEC richiede:

• una numerazione delle scritture continua e validata, senza lacune né scritture in bozza;
• conti correttamente etichettati collegati al piano dei conti;
• una riconciliazione (lettrage) pulita dei conti di terzi, essenziale per giustificare i saldi;
• una codifica e un separatore conformi (lo strumento di test segnala immediatamente qualsiasi anomalia di intestazione o di formato).

All'interno di eyeot, il modulo finanza tiene in modo strutturato il giornale, il bilancio di verifica e i conti ausiliari, il che permette di produrre un file nel formato atteso. La fatturazione alimenta a monte le scritture di vendita, mentre il modulo di gestione documentale conserva i documenti giustificativi richiamati nel FEC — un vantaggio quando il verificatore chiede di abbinare una scrittura al suo documento.

In sintesi

Il FEC non è una formalità di poco conto: è il punto di ingresso di qualsiasi controllo della contabilità informatizzata. Padroneggiarne il formato, validare le proprie scritture in modo continuo e testarne la conformità ogni anno trasformano una fonte di stress in una semplice routine di chiusura.

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