FEC: el Archivo de Asientos Contables francés explicado
Toda empresa que lleve una contabilidad informatizada en Francia debe poder entregar su FEC a la administración tributaria en caso de inspección. Esto es lo que es este archivo, su formato normalizado, la obligación que lo regula, el desarrollo de una inspección y la manera de exportarlo correctamente.
¿Qué es el FEC?
El FEC, o Fichier des Écritures Comptables (Archivo de Asientos Contables), es un archivo informático normalizado que contiene la totalidad de los asientos de un ejercicio contable. Se trata de una «fotografía» exhaustiva del libro mayor: cada línea de debe y haber, cada diario, cada documento justificativo figura en él en un formato impuesto por la administración.
Su objetivo es sencillo: permitir a la DGFiP (Dirección General de Finanzas Públicas francesa) recuperar y analizar automáticamente una contabilidad, sin depender del software utilizado por la empresa. Antes del FEC, cada editor exportaba en su propio formato, lo que hacía las inspecciones largas y heterogéneas. Desde entonces, un estándar único se impone a todos.
El FEC está regulado por el artículo L47 A-I del Livre des procédures fiscales (LPF) y la orden de 29 de julio de 2013, codificada en el artículo A47 A-1 del LPF. Se aplica a los ejercicios cerrados a partir del 1 de enero de 2014.
> Equivalente en España: el FEC es un requisito francés. En España no existe un FEC idéntico, pero la AEAT puede requerir los registros contables y de IVA, y el Suministro Inmediato de Información (SII) transmite los libros registro de IVA de forma casi inmediata. El principio —entregar a la administración una contabilidad estructurada y verificable— es comparable, aunque el formato y la base legal son distintos.
¿A quién afecta la obligación?
La obligación de producir un FEC afecta a toda empresa que lleve su contabilidad mediante sistemas informatizados y que esté sujeta a una inspección. Esto abarca a la práctica totalidad de las sociedades y profesionales:
- las empresas sujetas al impuesto de sociedades o al impuesto sobre la renta (BIC, BNC, BA) que llevan una contabilidad informatizada;
- las asociaciones y organismos siempre que lleven una contabilidad en software;
- las empresas acogidas a un régimen real de tributación.
En la práctica, en cuanto utilizas un software de contabilidad o un ERP, entras en el ámbito de la obligación. Solo las contabilidades llevadas íntegramente «a mano» en registros de papel quedan teóricamente excluidas, un caso ya rarísimo.
El formato normalizado: 18 campos obligatorios
El FEC es un archivo de texto plano, cuyos campos se separan por un tabulador o un carácter de barra vertical (|). El propio nombre del archivo sigue una regla: SIRENFECAAAAMMJJ.txt, donde el número SIRET (en realidad el SIREN) y la fecha de cierre identifican la empresa y el ejercicio.
Cada asiento debe incluir 18 columnas obligatorias, en un orden preciso:
- JournalCode — código del diario
- JournalLib — descripción del diario
- EcritureNum — número del asiento
- EcritureDate — fecha de contabilización
- CompteNum — número de cuenta del plan general contable
- CompteLib — descripción de la cuenta
- CompAuxNum — número de cuenta auxiliar (cliente/proveedor)
- CompAuxLib — descripción de la cuenta auxiliar
- PieceRef — referencia del documento justificativo
- PieceDate — fecha del documento
- EcritureLib — descripción del asiento
- Debit — importe en el debe
- Credit — importe en el haber
- EcritureLet — código de conciliación
- DateLet — fecha de conciliación
- ValidDate — fecha de validación
- Montantdevise — importe en divisa (si procede)
- Idevise — identificador de la divisa
Algunas reglas estructurantes: los asientos deben estar validados y congelados (un asiento en borrador no tiene cabida en un FEC conforme), la secuencia de numeración debe ser continua y cronológica, y la suma del debe debe ser igual a la suma del haber. Los importes de IVA repercutido y soportado aparecen de forma natural a través de las cuentas de la clase 44.
El desarrollo de una inspección de contabilidades informatizadas
La entrega del FEC se produce al inicio de una inspección fiscal. Coexisten dos procedimientos.
La verificación de contabilidad (in situ)
En una verificación de contabilidad, el inspector se desplaza a la empresa. Desde el inicio de las actuaciones, solicita la entrega del FEC en formato desmaterializado. El archivo le permite después realizar tratamientos informáticos: ordenaciones, cruces, controles de coherencia, recálculos de IVA, análisis de los asientos atípicos al cierre del ejercicio, etc.
El examen de contabilidad (a distancia)
Más reciente, el examen de contabilidad (artículo L13 G del LPF) se desarrolla desde las oficinas de la administración. La empresa recibe un aviso de examen y dispone entonces de un plazo de 15 días para transmitir su FEC. El agente realiza los análisis a distancia y, después, comunica sus conclusiones.
En ambos casos, un archivo no conforme, incompleto o no entregado expone a una multa prevista en el artículo 1729 D del CGI. Más allá de la sanción, un FEC deficiente puede acarrear el rechazo de la contabilidad y una reconstrucción del resultado por parte de la administración, un riesgo bastante más grave.
¿Cómo verificar y exportar el FEC?
Buena noticia: la DGFiP pone a disposición de forma gratuita una herramienta, «Test Compta Demat», que comprueba la conformidad de un FEC (estructura, campos, coherencia de los totales) antes de cualquier inspección. El reflejo sano consiste en generar el archivo y pasarlo por el filtro de esta herramienta cada año, en el cierre.
En cuanto a la producción del archivo, la exportación debe ser nativa del software contable. Una buena exportación FEC supone:
- una numeración de los asientos continua y validada, sin huecos ni asientos en borrador;
- unas cuentas correctamente descritas y vinculadas al plan contable;
- una conciliación limpia de las cuentas de terceros, imprescindible para justificar los saldos;
- una codificación y un separador conformes (la herramienta de prueba señala de inmediato una anomalía de cabecera o de formato).
Dentro de eyeot, el módulo de finanzas lleva el diario, el balance y las cuentas auxiliares de forma estructurada, lo que permite producir un archivo en el formato esperado. La facturación alimenta los asientos de venta aguas arriba, mientras que la GED conserva los documentos justificativos referenciados en el FEC, una ventaja cuando el inspector pide cotejar un asiento con su documento.
En resumen
El FEC no es una formalidad accesoria: es el punto de entrada de toda inspección de una contabilidad informatizada. Dominar su formato, validar los asientos de forma continua y comprobar su conformidad cada año transforman una fuente de estrés en una simple rutina de cierre.
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