Modul Außendiensteinsatz — Field Service Management (FSM)
Das Modul Außendiensteinsatz von eyeot deckt den gesamten Zyklus eines Vor-Ort-Einsatzes ab: Planung, mobile Offline-Ausführung, Fotonachweis und Kundenunterschrift, anschließend automatische Rechnungsstellung. Die Techniker arbeiten über eine dedizierte App, die Verantwortlichen verfolgen die Aktivität auf einem Plan und einer Karte, und jeder Einsatz bewahrt eine beweiskräftige Spur.
Konzipiert für KMU, die Einsätze vor Ort durchführen — Installation, Entstörung, Wartung, Arbeiten. Sie möchten ihre Außendienstteams steuern, jeden Einsatz per Foto und Unterschrift dokumentieren und anschließend ohne Doppelerfassung abrechnen.
Jede vor Ort aufgenommene Aufnahme wird über ihre Magic Bytes geprüft, per SHA-256-Prüfsumme entdoppelt, um ihre EXIF-Metadaten (Datum, GPS) ergänzt und anschließend im DMS archiviert. Die Fotos werden append-only aufbewahrt und sind nie veränderbar.
Der Kunde unterschreibt auf dem Bildschirm; die Unterschrift wird mit ihren rechtlichen Metadaten (IP-Adresse, Browser, GPS-Position, serverseitiger Zeitstempel) aufbewahrt. Nach der Unterzeichnung wird der Bericht gesperrt und kann nicht mehr geändert werden.
Beim Abschluss des Einsatzes summiert die Software die verbrauchten Materialien und die erfassten Stunden, um eine Kundenrechnung im Entwurf zu erzeugen, die über eine dedizierte Verknüpfung mit dem ursprünglichen Einsatz verbunden ist.
Die Mitarbeitenden erfassen Stunden, Materialien, Fotos und Unterschrift auch ohne Netzverbindung. Die Stapelsynchronisierung ist dank einer eindeutigen Vorgangskennung idempotent: keine Duplikate bei Wiederherstellung der Verbindung.
Nach ausdrücklicher Einwilligung wird die Position der Mitarbeitenden während eines laufenden Einsatzes alle 5 Minuten erfasst, höchstens 60 Tage aufbewahrt und anschließend jede Nacht automatisch bereinigt (CNIL 2015-165).
Visualisieren Sie die Einsätze auf einem 30-Tage-Plan und einer Dispositionskarte, weisen Sie einen Mitarbeiter unterwegs neu zu und stellen Sie Teams zusammen (ein Teamleiter erforderlich) — direkt vom Einsatz aus.
Eine automatische Erinnerung wird dem Kunden am Tag vor dem Einsatz mit einem öffentlichen Tracking-Link zugesandt. Der Versand ist idempotent und je Organisation aktivierbar.
Die Unterschrift des Kunden wird mit ihren technischen Nachweisen (IP-Adresse, Endgerät, GPS, serverseitiger Zeitstempel) erfasst, und der Bericht wird nach der Unterzeichnung gesperrt: Eine nachträgliche Änderung ist nicht möglich, was ihn im Streitfall zu einer verlässlichen Spur macht.
Die Standortverfolgung der Mitarbeitenden beruht auf einem Opt-in, einem auf den laufenden Einsatz begrenzten Zweck, einer auf 60 Tage beschränkten Aufbewahrung und einer automatischen endgültigen Löschung, gemäß der Richtlinie CNIL 2015-165 der französischen Datenschutzbehörde zur Standortverfolgung von Beschäftigten.
Die Fotos werden append-only gespeichert, beim Hochladen geprüft (Magic Bytes) und über eine SHA-256-Prüfsumme identifiziert, was Duplikate verhindert und die Integrität der an jeden Einsatz angehängten Beweismittel wahrt.
eyeot ist ein französisches All-in-one-ERP für kleine und mittlere Unternehmen, in Frankreich gehostet und DSGVO-konform. Kostenlos für Privatnutzer (1 Benutzer, alle Module); einfache Team-Pakete für Unternehmen.