NF525-Kassensoftware: Ihre Pflichten im Jahr 2026

Die Konformität einer NF525-Kassensoftware ist keine Marketingoption: Sie ist eine steuerliche Pflicht, im Falle einer Prüfung einklagbar, die auf dem Händler lastet und nicht auf seinem Softwareanbieter. Bevor Sie Ihre Kassenlösung wählen oder erneuern, müssen Sie genau verstehen, was das französische Gesetz verlangt, was es prüft und wie man es nachweist. (Zum Vergleich: In Deutschland regeln die KassenSichV und die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung – TSE – einen ähnlichen Anspruch; NF525 ist jedoch der spezifisch französische Rahmen.)

Der gesetzliche Rahmen: Artikel 286-I-3 bis des CGI

Die Pflicht ergibt sich aus Artikel 286-I-3 bis des französischen Steuergesetzbuchs (Code général des impôts, CGI), eingeführt durch das Haushaltsgesetz 2016 und anwendbar seit dem 1. Januar 2018.

Der Text betrifft jeden umsatzsteuerpflichtigen Akteur, der die Zahlungen seiner Kunden mittels einer Kassensoftware oder eines Kassensystems erfasst. Betroffen sind somit Restaurants, Bars, Einzelhandel, Salons, Apotheken, Bäckereien – in der Praxis jede Tätigkeit mit Zahlungseingängen, insbesondere von Privatpersonen (B2C).

Umgekehrt fällt ein ausschließlich im B2B tätiges Unternehmen, das fakturiert, ohne über eine Kasse zu kassieren, grundsätzlich nicht in den Geltungsbereich. Die Nuance zählt: Es ist die Nutzung eines Kassensystems zur Erfassung von Zahlungen, die die Pflicht auslöst, nicht die bloße Ausstellung von Rechnungen.

Der Standard NF525 (herausgegeben von Infocert / AFNOR) ist die Marktreferenz, die diese Konformität verkörpert, doch das Gesetz spricht von „Anforderungen": Ihre Einhaltung ist einklagbar, nicht die Marke NF an sich. Man spricht auch von der Norm NF525, um diesen Anforderungssockel zu bezeichnen.

Die 4 Säulen ISCA

Die Regelung schreibt vier kumulative Bedingungen vor, zusammengefasst im Akronym ISCA: Inaltérabilité (Unveränderbarkeit), Sécurisation (Sicherung), Conservation (Aufbewahrung), Archivage (Archivierung).

Unveränderbarkeit

Sobald ein Verkauf erfasst ist, kann keine Angabe verändert oder gelöscht werden, ohne eine Spur zu hinterlassen. Ein Fehler wird ausschließlich durch einen neuen Vorgang korrigiert (Stornierung, Gutschrift, nachvollziehbare Korrektur), niemals durch Überschreiben der Historie. Das ist der Kern des Dispositivs: Betrug durch „permissive Software", die Einnahmen löscht, zu verhindern.

Sicherung

Die Kassendaten müssen über die Zeit gesichert sein, typischerweise über eine kryptografische Verkettung: Jeder Datensatz enthält einen aus dem vorherigen berechneten Abdruck (Signatur oder Hash, oft SHA-256). Ein Glied zu brechen wird erkennbar, da die gesamte nachfolgende Kette ungültig wird.

Aufbewahrung

Die Daten müssen periodenweise aufbewahrt und abgeschlossen werden: Tagesabschluss (Z), monatlich und jährlich, mit Kumulierungen und einem fortlaufenden Gesamttotal (Grand Total), das sich nie auf null zurücksetzt. Diese Abschlüsse frieren die Zähler ein und speisen den Prüfpfad.

Archivierung

Das System muss exportierbare, datierte und gesicherte Archive erzeugen, die eine spätere Prüfung über die gesetzliche Aufbewahrungsdauer ermöglichen. Diese Archive müssen unabhängig von der Software, die sie erzeugt hat, lesbar und überprüfbar bleiben.

Das Fiskaljournal und die Ereigniskette

Im Zentrum des Dispositivs steht das Ereignisjournal, oft permanentes Fiskaljournal (Journal fiscal permanent, JFP) genannt. Es erfasst chronologisch, vollständig und unveränderbar alle bedeutsamen Vorgänge: Sitzungseröffnungen, Verkäufe, Stornierungen, Erstattungen, Z-Abschlüsse, Schubladenöffnungen usw.

Dieses Journal erlaubt, kombiniert mit den Abschlüssen und dem fortlaufenden Gesamttotal, die gesamte Tätigkeit zu rekonstruieren und jeden Sequenzbruch zu erkennen. Es ist das Kernstück, das die Verwaltung prüfen wird. Nicht zu verwechseln mit der Datei der Buchungssätze (FEC), die zur Buchhaltung gehört und anderen Anforderungen unterliegt: Das JFP ist der fiskalische Abdruck der Kasse, der FEC der normierte Export der Buchhaltung.

Zertifikat oder Herstellererklärung: was sich ändert

Historisch konnte der Händler seine Konformität auf zwei Weisen belegen:

• ein Zertifikat, ausgestellt von einer akkreditierten Stelle (zum Beispiel LNE oder Infocert/AFNOR), aus einem unabhängigen Audit der Software hervorgegangen;
• eine individuelle Herstellererklärung, ein Dokument, mit dem sich der Anbieter selbst für die Konformität seiner Lösung verbürgte.

Das Haushaltsgesetz hat dieses Dispositiv verschärft: Die Möglichkeit, auf die bloße Herstellererklärung zurückzugreifen, wurde gestrichen, um nur den Weg des von einer akkreditierten Stelle ausgestellten Zertifikats zu erhalten. Konkret nähert sich der erwartete Nachweis 2026 einem unabhängigen Zertifikat an: Eine Selbsterklärung des Herstellers bietet nicht mehr dieselbe Rechtssicherheit. Fragen Sie Ihren Anbieter daher, welchen Nachweis er Ihnen aushändigt, dessen Aussteller und dessen Gültigkeitsdatum – und bewahren Sie dieses Dokument auf, denn es obliegt Ihnen als Betreiber, es vorzulegen.

Was die Verwaltung prüft

Die Prüfung kann unangekündigt erfolgen: Ein Bediensteter der Finanzverwaltung kann ohne Vorankündigung in Ihrem Betrieb erscheinen, um zu prüfen, dass Sie den Konformitätsnachweis jeder genutzten Kassensoftware besitzen.

Bei fehlendem Nachweis beträgt die Geldbuße 7.500 € je nicht konformer Software oder System, verbunden mit einer Pflicht zur Regularisierung innerhalb von 60 Tagen, andernfalls droht eine erneute Geldbuße. Über diese dokumentarische Prüfung hinaus kann eine klassische Steuerprüfung untersuchen:

• die Kontinuität und Integrität des Ereignisjournals (keine Sequenzlücke);
• die Kohärenz zwischen Z-Abschlüssen, fortlaufendem Gesamttotal und erklärtem Umsatz;
• die Unmöglichkeit, einen vergangenen Verkauf ohne Spur zu verändern;
• die Verfügbarkeit der exportierbaren Archive über den geprüften Zeitraum.

Eine konforme Kassensoftware wählen

In der Praxis muss eine konforme Kasse also nativ: Verkäufe nach der Validierung sperren, die Datensätze kryptografisch verketten, den Zyklus der Z/M/A-Abschlüsse mit fortlaufendem Gesamttotal verwalten, jedes Ereignis in einem unveränderbaren Journal nachverfolgen und exportierbare Archive erzeugen – das Ganze gestützt auf ein Zertifikat, das Sie jederzeit vorlegen können.

Das Modul Kasse von eyeot ist um diese Anforderungen herum konzipiert: Verkettung der Belege, Ereignisjournal, Abschlüsse und Gesamttotal, Verwaltung der Mehrwertsteuer mit mehreren Sätzen. Für die Gastronomie verzahnt es sich mit dem Modul Gastronomie (Tischplan, Tischrechnungen, Rechnungen), und die Abschlüsse speisen das Modul Finanzen für die buchhalterische Nachverfolgung. Das Ziel: eine kohärente Kette vom Zahlungseingang bis zu den Buchungen, ohne Doppelerfassung.

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eyeot ist ein französisches ERP, das Kasse, Vertriebsverwaltung, Bestand und Finanzen in einer einzigen Plattform vereint, mit besonderem Augenmerk auf die Konformität der Zahlungseingänge. Wenn Sie es unter Ihren realen Bedingungen evaluieren möchten, gibt Ihnen das kostenlose Einzelnutzer-Konto Zugang zur Plattform — ohne Kreditkarte und ohne zeitliche Begrenzung, um Ihre Konformitätsumstellung abzustecken. Eine gute Gelegenheit, eine regulatorische Pflicht in einen Steuerungssockel für Ihre Tätigkeit zu verwandeln.