Software de caja NF525: las obligaciones en 2026

La conformidad de un software de caja NF525 no es una opción de marketing: es una obligación fiscal francesa, oponible en caso de inspección, que recae sobre el comerciante y no sobre su editor. Antes de elegir o renovar tu solución de cobro, conviene entender con precisión qué exige la ley, qué verifica y cómo demostrarlo.

El marco legal francés: el artículo 286-I-3 bis del CGI

La obligación deriva del artículo 286-I-3 bis del Código General de Impuestos francés (CGI), introducido por la ley de presupuestos de 2016 y aplicable desde el 1 de enero de 2018.

El texto afecta a todo sujeto al IVA que registra los cobros de sus clientes mediante un software o sistema de caja. Quedan así afectados los restaurantes, bares, comercios minoristas, peluquerías, farmacias y panaderías; en la práctica, cualquier actividad con cobros, en particular a particulares (B2C).

Por el contrario, una empresa exclusivamente B2B que factura sin cobrar a través de una caja no entra, en principio, en el ámbito. El matiz importa: lo que activa la obligación es el uso de un sistema de caja para registrar los cobros, no el mero hecho de emitir facturas.

El estándar NF525 (editado por Infocert / AFNOR) es la referencia de mercado que materializa esta conformidad, pero la ley habla de «requisitos»: lo que resulta oponible es su cumplimiento, no la marca NF en sí. También se habla de la norma NF525 para designar este conjunto de requisitos.

> Equivalente en España: NF525 es un requisito específicamente francés. En España, la lucha contra el software de caja fraudulento se articula a través del sistema Veri*factu y el Reglamento de los sistemas informáticos de facturación (SIF), del régimen TicketBAI (País Vasco y Navarra) y del Suministro Inmediato de Información (SII) para el IVA. Los principios de inalterabilidad y trazabilidad son similares, aunque las normas y los certificados aplicables difieren.

Los 4 pilares ISCA

La normativa impone cuatro condiciones acumulativas, resumidas en el acrónimo ISCA: Inalterabilidad, Seguridad (securización), Conservación y Archivado.

Inalterabilidad

Una vez registrada una venta, ningún dato puede modificarse ni eliminarse sin dejar rastro. Un error solo se corrige mediante una operación nueva (anulación, abono, corrección registrada), nunca reescribiendo el historial. Es el núcleo del dispositivo: impedir el fraude del «software permisivo» que borra ingresos.

Seguridad

Los datos de cobro deben estar asegurados en el tiempo, normalmente mediante un encadenamiento criptográfico: cada registro incorpora una huella (firma o hash, a menudo SHA-256) calculada a partir del anterior. Romper un eslabón se vuelve detectable, ya que toda la cadena posterior queda invalidada.

Conservación

Los datos deben conservarse y cerrarse por periodos: cierre diario (Z), mensual y anual, con acumulados y un gran total perpetuo (Grand Total) que nunca se pone a cero. Estos cierres congelan los contadores y alimentan la pista de auditoría.

Archivado

El sistema debe producir archivos exportables, fechados y asegurados, que permitan una inspección posterior durante el plazo legal de conservación. Estos archivos deben seguir siendo legibles y verificables con independencia del software que los generó.

El registro fiscal y la cadena de eventos

En el centro del dispositivo se encuentra el registro de eventos, a menudo llamado registro fiscal permanente (JFP). Recoge de forma cronológica, exhaustiva e inalterable todas las operaciones significativas: aperturas de sesión, ventas, anulaciones, reembolsos, cierres Z, aperturas de cajón, etc.

Este registro, combinado con los cierres y el gran total perpetuo, permite reconstruir la totalidad de la actividad y detectar cualquier ruptura de secuencia. Es la pieza clave que examinará la administración. No debe confundirse con el Archivo de asientos contables (FEC), que pertenece al ámbito contable y responde a requisitos distintos: el JFP es la huella fiscal de la caja, y el FEC, la exportación normalizada de la contabilidad.

Certificado o declaración del editor: lo que cambia

Históricamente, el comerciante podía justificar su conformidad de dos maneras:

• un certificado expedido por un organismo acreditado (por ejemplo, LNE o Infocert/AFNOR), fruto de una auditoría independiente del software;
• una declaración individual del editor, documento por el que el proveedor se comprometía él mismo con la conformidad de su solución.

La ley de presupuestos ha endurecido este dispositivo: se ha suprimido la posibilidad de recurrir a la simple declaración del editor, de modo que solo se conserva la vía del certificado expedido por un organismo acreditado. En la práctica, en 2026, la prueba exigida se acerca a un certificado independiente: una autodeclaración del editor ya no ofrece la misma seguridad jurídica. Pregunta, por tanto, a tu proveedor qué justificante te entrega, su emisor y su fecha de validez, y conserva ese documento, porque eres tú, como explotador, quien debe presentarlo.

Lo que controla la administración

La inspección puede ser sin previo aviso: un agente de la administración tributaria puede presentarse sin avisar en tu establecimiento para comprobar que dispones del justificante de conformidad de cada software de caja utilizado.

En caso de falta de justificante, la multa es de 7.500 € por software o sistema no conforme, acompañada de la obligación de regularizar en un plazo de 60 días, so pena de una nueva multa. Más allá de este control documental, una inspección fiscal clásica podrá examinar:

• la continuidad e integridad del registro de eventos (sin huecos de secuencia);
• la coherencia entre los cierres Z, el gran total perpetuo y la facturación declarada;
• la imposibilidad de modificar una venta pasada sin dejar rastro;
• la disponibilidad de los archivos exportables del periodo controlado.

Elegir un software de caja conforme

En la práctica, una caja conforme debe, por tanto, de forma nativa: bloquear las ventas tras su validación, encadenar criptográficamente los registros, gestionar el ciclo de cierres Z/M/A con gran total perpetuo, registrar cada evento en un diario inalterable y producir archivos exportables, todo ello respaldado por un certificado que puedas presentar en cualquier momento.

El módulo de Caja de eyeot está diseñado en torno a estos requisitos del marco francés: encadenamiento de tickets, registro de eventos, cierres y gran total, gestión del IVA multitipo. Para los negocios de hostelería, se articula con el módulo de Restauración (plano de sala, cuentas de mesa, comandas), y los cierres alimentan el módulo de Finanzas para el seguimiento contable. El objetivo: una cadena coherente desde el cobro hasta los asientos, sin reintroducir datos.

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