Das elektronische Dokumentenmanagement (französisch GED, englisch EDM oder ECM für Enterprise-Content-Management), im Deutschen meist DMS (Dokumentenmanagementsystem) genannt, bezeichnet sämtliche Verfahren und Programme zur Digitalisierung und Verwaltung der Dokumente einer Organisation: Verträge, Rechnungen, Schriftverkehr, Pläne, Qualitätsanweisungen, technische Datenblätter usw. Es deckt den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments ab — Erfassung (Scannen oder Import), Indexierung, Ablage, Einsichtnahme, Freigabe sowie anschließend Archivierung oder Vernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.
Die zentralen Funktionen eines DMS sind die Indexierung (Vergabe von Metadaten und optische Zeichenerkennung, OCR, um den Inhalt durchsuchbar zu machen), die Versionierung (Aufbewahrung des Änderungsverlaufs eines Dokuments), die Volltextsuche und die feingranulare Verwaltung der Zugriffsrechte. Diese Mechanismen stellen sicher, dass die richtige Version eines Dokuments rasch gefunden wird und nur berechtigte Personen es einsehen oder ändern können — bei vollständiger Nachvollziehbarkeit der Vorgänge.
Das DMS spielt eine Schlüsselrolle bei der gesetzlichen Konformität: Nachvollziehbarkeit der Zugriffe, Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, Beweiskraft der Archivierung (in Deutschland nach den GoBD-Grundsätzen) und Schutz personenbezogener Daten nach der DSGVO. Es erleichtert zudem die Integration und Ablage standardisierter Dokumente — etwa elektronischer Rechnungen im Format Factur-X — in einem einzigen, gesicherten Dokumentenbestand.
Die DMS-Lösung von eyeot fügt sich in diesen Ansatz einer zentralisierten, mit den übrigen Modulen des ERP verbundenen Dokumentenverwaltung ein.