L'EDM, ossia gestione elettronica dei documenti (chiamata anche ECM per enterprise content management, e nota in francese come GED), indica l'insieme dei processi e dei software usati per digitalizzare e gestire i documenti di un'organizzazione: contratti, fatture, corrispondenza, disegni, procedure di qualità, schede tecniche, e così via. Copre l'intero ciclo di vita del documento — acquisizione (scansione o importazione), indicizzazione, classificazione, consultazione, condivisione, poi archiviazione o distruzione una volta terminato il periodo di conservazione.
Le funzioni fondamentali di un sistema EDM sono l'indicizzazione (assegnazione di metadati e riconoscimento ottico dei caratteri, OCR, per rendere il contenuto ricercabile), il versioning (conservazione dello storico delle modifiche di un documento), la ricerca full-text e la gestione granulare dei diritti di accesso. Questi meccanismi garantiscono che la versione giusta di un documento venga trovata rapidamente e che solo le persone autorizzate possano visualizzarlo o modificarlo, con una traccia di audit completa delle azioni.
L'EDM svolge un ruolo chiave nella conformità normativa: tracciabilità degli accessi, rispetto dei periodi di conservazione legali, valore probatorio dell'archiviazione e protezione dei dati personali ai sensi del GDPR. Facilita inoltre l'importazione e l'archiviazione di documenti standardizzati, come le fatture elettroniche Factur-X, in un unico e sicuro repository documentale.
La soluzione di gestione documentale di eyeot segue questo approccio di centralizzazione dei documenti e di connessione agli altri moduli dell'ERP.