La GED, de Gestión Electrónica de Documentos (en inglés EDM o ECM, este último para la gestión de contenidos empresariales), designa el conjunto de procedimientos y software que sirven para desmaterializar y gestionar los documentos de una organización: contratos, facturas, correspondencia, planos, procedimientos de calidad, fichas técnicas, etc. Abarca todo el ciclo de vida documental: adquisición (digitalización o importación), indexación, clasificación, consulta, intercambio y, después, archivado o destrucción al vencer el plazo de conservación.
Las funciones centrales de una GED son la indexación (asignación de metadatos y reconocimiento óptico de caracteres, u OCR, para hacer el contenido buscable), el control de versiones (conservación del historial de modificaciones de un documento), la búsqueda de texto completo y la gestión fina de los derechos de acceso. Estos mecanismos garantizan que la versión correcta de un documento se recupere rápidamente y que solo las personas autorizadas puedan consultarlo o modificarlo, con una trazabilidad completa de las acciones.
La GED desempeña un papel clave en el cumplimiento normativo: trazabilidad de los accesos, respeto de los plazos legales de conservación, valor probatorio del archivado y protección de los datos personales en virtud del RGPD. También facilita la integración y la clasificación de documentos normalizados, como las facturas electrónicas en formato Factur-X, en un repositorio documental único y seguro.
La solución GED de eyeot se inscribe en este enfoque de centralización documental conectada con los demás módulos del ERP.