La GED, pour Gestion Électronique de Documents (en anglais EDM ou ECM pour la gestion de contenu d'entreprise), désigne l'ensemble des procédés et des logiciels servant à dématérialiser et à gérer les documents d'une organisation : contrats, factures, courriers, plans, procédures qualité, fiches techniques, etc. Elle couvre tout le cycle de vie documentaire — acquisition (numérisation ou import), indexation, classement, consultation, partage, puis archivage ou destruction à l'échéance de conservation.
Les fonctions centrales d'une GED sont l'indexation (attribution de métadonnées et reconnaissance optique de caractères, ou OCR, pour rendre le contenu recherchable), le versioning (conservation de l'historique des modifications d'un document), la recherche plein texte et la gestion fine des droits d'accès. Ces mécanismes garantissent que la bonne version d'un document soit retrouvée rapidement et que seules les personnes autorisées puissent le consulter ou le modifier, avec une traçabilité complète des actions.
La GED joue un rôle clé dans la conformité réglementaire : traçabilité des accès, respect des durées légales de conservation, valeur probante de l'archivage et protection des données personnelles au titre du RGPD. Elle facilite également l'intégration et le classement de documents normalisés, comme les factures électroniques au format Factur-X, dans un référentiel documentaire unique et sécurisé.
La solution GED d'eyeot s'inscrit dans cette approche de centralisation documentaire reliée aux autres modules de l'ERP.